Базы данных могут содержать сотни и тысячи записей. Часто бывает необходимо их упорядочить, т. е. расположить в определенной последовательности. Упорядочение записей называется сортировкой.

Сортировка записей производится по какому-либо полю базы данных. Значения, содержащиеся в этом поле, располагаются в порядке возрастания или убывания. В процессе сортировки целостность записей сохраняется, т. е. строки таблицы перемещаются целиком.

При сортировке по возрастанию данные различных типов выстраиваются в следующем порядке:
- числа - от наименьшего отрицательного до наибольшего положительного числа;
- текст - в алфавитном порядке (числа, знаки, латинский алфавит, русский алфавит);
- дата и время - в хронологическом порядке.

При сортировке по убыванию данные выстраиваются в порядке, обратном вышеуказанному.

Сортировка базы данных - это упорядочение записей по значениям одного из полей.

Например, после сортировки по возрастанию по текстовому полю "Фамилия" база данных "Записная книжка" примет вид, показанный в табл. 5.3.

Вложенные сортировки. В базах данных можно проводить вложенные сортировки, т. е. сортировать данные последовательно по нескольким полям. При вложенной сортировке строки, имеющие одинаковые значения в ячейках первого поля, будут упорядочены по значениям в ячейках второго поля, а строки, имеющие одинаковые значения во втором поле, будут упорядочены по значениям третьего поля.

В текстовых редакторах Microsoft Word и OpenOffice Writer сортировку записей в базе данных можно осуществить с помощью команды [Таблица-Сортировка...]. В диалоговом окне Сортировка можно указать последовательность и порядок проведения вложенной сортировки.

В качестве примера осуществим вложенную сортировку базы данных "Компьютеры" по возрастанию по трем полям Тип компьютера, Процессор и Память (рис. 5.3).

	№ Тип компьютера Процессор Память 4 Настольный Pentium 3 128 3 Настольный Pentium 4 256 1 Настольный Pentium 4 512 6 Портативный Pentium 3 64 2 Портативный Pentium 3 256 5 Портативный Pentium 4 128
Рис. 5.3. Вложенная сортировка базы данных "Компьютеры" в текстовом редакторе

В электронных таблицах существует режим сортировки, который позволяет после выбора любого столбца расширить диапазон сортируемых данных. В этом случае по данным выделенного столбца будут сортироваться строки (записи базы данных) целиком (рис. 5.4).

	A B C D 1 № Тип компьютера Процессор Память 2 4 Настольный Pentium 3 128 3 3 Настольный Pentium 4 256 4 1 Настольный Pentium 4 512 5 6 Портативный Pentium 3 64 6 2 Портативный Pentium 3 256 7 5 Портативный Pentium 4 128
Рис. 5.4. Вложенная сортировка базы данных "Компьютеры" в электронных таблицах

Сортировка данных в столбцах электронной таблицы.

Электронные таблицы позволяют сортировать данные в отдельных столбцах. Если в столбец электронной таблицы ввести данные одного типа (числа, текст, даты или время), можно произвести их сортировку по возрастанию или убыванию. Ниже приведена таблица 5.4, в которой сортировка данных в столбцах проведена следующим образом:
- в столбце А - сортировка чисел по возрастанию;
- в столбце В - сортировка текста по убыванию;
- в столбце С - сортировка дат по возрастанию;
- в столбце D - сортировка времени по убыванию.

1. В чем состоит различие между сортировкой записей базы данных и сортировкой данных в столбцах электронной таблицы?

5.5 Задание с кратким ответом. В каком порядке расположатся записи в базе данных "Компьютеры" (см. табл. 5.2) после сортировки по убыванию по полю Тип компьютера? По полю Процессор? По полю Память?

5.6 Практическое задание. В текстовом редакторе отсортировать базу данных "Записная книжка" (см. табл. 5.1) по полю Фамилия.

5.7 Практическое задание. В электронных таблицах отсортировать базу данных "Записная книжка" (см. табл. 5.1) по полю Фамилия.

5.8 Практическое задание. В текстовом редакторе осуществить вложенную сортировку базы данных "Компьютеры" (см. табл. 5.2) по возрастанию по полям Тип компьютера, Процессор и Память.